Công ty TNHH Dịch Vụ Dịch Thuật Đa Ngôn Ngữ Aselina

Nên Chuẩn Bị Gì Cho Một Buổi Phiên Dịch Hội Nghị?

Giới thiệu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, hội nghị quốc tế đã trở thành “cầu nối vàng” giúp doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ hợp tác, trao đổi, ký kết những thỏa thuận quan trọng. Tuy nhiên, rào cản ngôn ngữ luôn là một trong những thử thách lớn nhất. Đây chính là lý do người phiên dịch hội nghị đóng vai trò trung tâm, đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác, trọn vẹn và hiệu quả.

Vậy, để một buổi phiên dịch hội nghị thành công, người phiên dịch cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng Aselina – công ty cung cấp dịch vụ phiên dịch chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam – khám phá ngay trong bài viết này.

1. Hiểu rõ đặc thù của phiên dịch hội nghị

Trước khi đi vào chi tiết chuẩn bị, chúng ta cần phân biệt phiên dịch hội nghị với các loại hình phiên dịch khác.

Tính chất trang trọng: Hội nghị thường có sự tham dự của lãnh đạo cấp cao, chuyên gia quốc tế, nhà đầu tư… Do đó, phong thái làm việc của phiên dịch viên phải chuyên nghiệp tuyệt đối.

Khối lượng thông tin lớn: Nội dung có thể kéo dài nhiều giờ, liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau.

Tốc độ và độ chính xác: Người phiên dịch phải dịch nhanh, chính xác, không bỏ sót ý. Một sai lệch nhỏ cũng có thể dẫn đến hiểu nhầm, ảnh hưởng đến kết quả thảo luận.

Chính vì vậy, sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước – trong – sau hội nghị là yếu tố quyết định thành công.

2. Chuẩn bị về kiến thức chuyên môn

2.1. Tìm hiểu chủ đề và nội dung hội nghị

Người phiên dịch cần:

Nắm rõ lĩnh vực: Ví dụ, hội nghị về năng lượng tái tạo sẽ khác hẳn về thuật ngữ so với hội nghị về thương mại, y tế hay công nghệ.

Đọc trước tài liệu: Ban tổ chức thường gửi chương trình nghị sự, bài phát biểu, báo cáo hoặc danh sách diễn giả. Đây là nguồn thông tin quý giá để chuẩn bị.

Cập nhật tin tức liên quan: Ví dụ, nếu hội nghị bàn về biến đổi khí hậu, phiên dịch viên nên nắm được các sự kiện quốc tế gần đây, các hiệp định toàn cầu và từ khóa chuyên ngành.

2.2. Tra cứu và ghi nhớ thuật ngữ chuyên ngành

Lập bảng thuật ngữ song ngữ: Đây là “vũ khí” giúp phiên dịch viên dịch nhanh và thống nhất.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ ghi chú: Evernote, Notion hoặc Excel đều hữu ích để tổng hợp thuật ngữ.

Thực hành dịch thử: Dịch một số đoạn văn chuyên ngành để làm quen trước khi bước vào hội nghị.

3. Chuẩn bị về kỹ năng ngôn ngữ và kỹ thuật dịch

3.1. Rèn luyện tốc độ và phản xạ

Phiên dịch hội nghị thường áp dụng dịch song song (simultaneous) hoặc dịch nối tiếp (consecutive).

Với dịch song song, phiên dịch viên phải vừa nghe vừa dịch, đòi hỏi tốc độ phản xạ cực nhanh.

Với dịch nối tiếp, cần khả năng ghi nhớ và ghi chép logic để truyền đạt đầy đủ ý chính.

Vì vậy, việc luyện tập hàng ngày với các bài diễn thuyết, podcast hoặc video chuyên ngành là cách tốt nhất để nâng cao phản xạ.

3.2. Kỹ năng ghi chép (Note-taking skill)

Sử dụng ký hiệu riêng, không cần viết nguyên văn.

Ghi lại từ khóa, con số, tên riêng, thuật ngữ quan trọng.

Trình bày mạch lạc để có thể dễ dàng nhìn lại trong vài giây.

3.3. Kiểm tra chất giọng và cách phát âm

Luyện giọng rõ ràng, tốc độ vừa phải, nhấn nhá hợp lý.

Hạn chế dùng từ đệm, từ lấp chỗ trống.

Kiểm soát hơi thở để giữ sức bền khi dịch trong nhiều giờ.

4. Chuẩn bị về tác phong và hình ảnh chuyên nghiệp

Một phiên dịch viên không chỉ là “người truyền đạt ngôn ngữ” mà còn là bộ mặt của doanh nghiệp, tổ chức trước đối tác quốc tế.

Trang phục: Lịch sự, phù hợp với tính chất hội nghị. Nam thường mặc vest, nữ có thể mặc áo dài, váy công sở hoặc suit.

Thái độ: Luôn giữ sự điềm tĩnh, chuyên nghiệp, tôn trọng diễn giả và khách tham dự.

Ngôn ngữ cơ thể: Giao tiếp ánh mắt, nụ cười nhẹ nhàng, không làm mất sự tập trung của người nói.

5. Chuẩn bị về kỹ thuật và thiết bị hỗ trợ

5.1. Kiểm tra phòng hội nghị

Vị trí cabin (nếu dịch song song).

Micro, tai nghe, màn hình trình chiếu, loa.

Hệ thống dịch cabin có kết nối ổn định.

5.2. Dự phòng tình huống

Mang theo laptop, bút, sổ tay, pin dự phòng.

Chuẩn bị tài liệu bản in trong trường hợp thiết bị điện tử gặp sự cố.

Thỏa thuận trước với ban tổ chức về hỗ trợ kỹ thuật.

6. Chuẩn bị tâm lý và sức khỏe

Ngủ đủ giấc trước ngày diễn ra hội nghị để đầu óc tỉnh táo.

Ăn uống hợp lý: tránh thức ăn quá no hoặc dễ gây buồn ngủ.

Giữ tinh thần tự tin: coi hội nghị như một cơ hội thể hiện kỹ năng, không phải áp lực.

7. Vai trò của công ty phiên dịch chuyên nghiệp như Aselina

Dù phiên dịch viên có giỏi đến đâu, nếu thiếu sự hậu thuẫn từ một công ty chuyên nghiệp thì khó có thể đảm bảo thành công toàn diện. Đây chính là điểm mạnh của Aselina:

Đội ngũ phiên dịch viên chuyên nghiệp: Kinh nghiệm trên 5 – 10 năm, thông thạo nhiều ngôn ngữ (Anh, Trung, Nhật, Hàn, Nga, Đức…).

Chuyên môn sâu trong nhiều lĩnh vực: y tế, pháp luật, tài chính, năng lượng, sản xuất, xây dựng, thương mại quốc tế…

Quy trình chuẩn bị chuyên nghiệp: từ phân tích yêu cầu khách hàng, nghiên cứu tài liệu, đến sắp xếp phiên dịch viên phù hợp nhất.

Hỗ trợ kỹ thuật trọn gói: cung cấp hệ thống dịch cabin, micro, tai nghe chất lượng cao cho các hội nghị quy mô lớn.

Chính nhờ sự chuyên nghiệp này, Aselina đã đồng hành cùng hàng trăm hội nghị, triển lãm và dự án quốc tế tại Việt Nam, trở thành đối tác tin cậy của nhiều tập đoàn, cơ quan chính phủ và doanh nghiệp FDI.

8. Kết luận

Để một buổi phiên dịch hội nghị thành công, người phiên dịch không chỉ cần khả năng ngôn ngữ xuất sắc, mà còn phải chuẩn bị kỹ lưỡng về kiến thức chuyên môn – kỹ năng dịch – tác phong – sức khỏe – thiết bị.

Và hơn hết, sự chuyên nghiệp sẽ được nâng tầm khi bạn lựa chọn đơn vị cung cấp phiên dịch uy tín như Aselina. Với đội ngũ phiên dịch viên đa ngôn ngữ, am hiểu văn hóa và chuyên môn sâu, Aselina tự tin mang đến giải pháp ngôn ngữ toàn diện, giúp doanh nghiệp Việt vững vàng bước ra thị trường quốc tế.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết!

Website: http://aselina.com.vn/

Email: aselinavietnam@gmail.com

Hotline: 0968.880.983

>>> Đọc thêm: